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できるWEB担当者の上手なタスク管理の考え方

web 担当者に限らずですが、仕事ができるビジネスマンの共通点として、タスク管理が上手くされていることが挙げられます。

タスク管理を甘く考えている方もいるのですが、ビジネスマンにとってタスク管理は基本です。

タスク管理をおろそかにしている人は十中八九、仕事ができない人だと思います。

全てにおいて、タスク管理は基本となる大切なことなのです。

タスク管理が出来ないと仕事は回らない

前述した通り、ビジネンスの基本となるのがタスク管理です。
これができないと仕事は全くうまく回らないです。

もしかすると、そんなにタスクを管理してなくても、今は仕事が回っているかもしれませんが、それは偶然であり、そんなにタスクがないから、回っていると言えるかもしれません。

ですが、それは偶然であってたまたま回っているに過ぎません。
特にメーカー企業のweb担当者にありがちです。

委託する側は大きなリリースでない限りは、自分たちで納品日をずらせたり、ペンディングでにたりと調整ができてしまいます。

ですが、委託される側は真逆です。
クライアントの納期をずらすことはクライアントの売上の機会損失にも直結するため、何が何でも納期に間に合わせる必要があります。

この意識の違いは大きいです。

委託する側のメーカーのweb担当者には、この緊迫感が比較的低いため、タスク管理に甘さがでてしまいます。

売上を拡大していくには、計画性が必要です。
web担当者であろうが、webコンサルティングであろうが、そこに差はなく、計画があって初めて施策があります。
その施策を計画通り実行することで、売上に結びつくため、本来は納期厳守が当たり前です。

そのためには、きっちりとしたタスク管理が必要で、これができていないと、仕事がうまくまわりません。

まずは、タスクを洗い出し、各タスクに優先度をつけて、そのタスクを実施できるようにしましょう。

できるweb 担当者はタスク管理マトリックスを使う

実はタスク管理にはコツがあります。
できるweb担当者は少なからずタスク管理のコツを知っていて、実践しています

つまり、みんながそのコツを知り、実践していくことで、タスク整理に関しては、ほぼ差が生まれないようになります。

そのコツとはタスクを「緊急度」と「重要度」で4つに分類する方法となります。
以下の図をまずは見てみましょう!

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第一領域(緊急度高かつ重要度高)

このエリアにタスクが切羽詰まっている状況で、いわば炎上状態です。
主に、締め切りが近い、クレーム処理、上司から今やれと言われた仕事があげられます。
ここばかりの仕事をしていると本当に大事な仕事ができず、また、常にしんどい状態になります。

第二領域(緊急度低かつ重要度高

このエリアにタスクが多いと非常に、タスク整理ができている状態で、仕事に楽しさを感じているはずです
緊急ではないため、前もって重要な案件をこなすことができ、また、早めてやることで売上や利益への貢献度が高まります
このタスクをこなしていくことで、社内での評価もきっと高くなることでしょう。

主に長期的なシステムリプレースやサイトリニューアル、広告代理店の移管などがあげられます。

第三領域(緊急度高かつ重要度低)

このエリアにタスクが多いと、単にバタバタしていて、重要な案件は片づけられていないため、仕事への充実感が薄れている状態です。
重要ではないため、周りからの評価も、「なんかいつも忙しそうだけど、何してるの?」といった状態で、あまり高い評価が得られない状態です。

主に、アポなしの営業の電話や議事録、接待、雑務があげられます。
なるべく、ここの仕事はほかへ振ったり、早めに片づけて重要な仕事をするようにシフトしましょう。

第四領域(緊急度低かつ重要度低)

このエリアにタスクが多いのは、無駄なことばかりやってしまっている状態です。
何一ついいこはないので、速やかにこのエリアにある仕事は片づけるか、誰かに振りましょう。

重要でもなく、緊急でもないので、会社への貢献度はゼロといえます。

例えば、無駄な雑談やネットサーフィン、コンビニでの時間つぶしなど全く自分のスキル向上にも役立たないため、早めに処理しましょう。

タスク整理の重要度の基準

先ほど、タスク整理のマトリックス図を掲載しましたが、重要なのは重要度の基準となります。

緊急度はいきなり降ってきたものや、すでに納期が決まっているものなど、今の仕事を整理すれば、緊急かどうかは判断できると思います。

ですが、問題は重要度です。
重要度の基準は各企業、個人ごとにばらばらであるため、こればかりは自分で決めるしかありません。

私が勤めていた企業では、売上至上主義で、重要度が高いのは売上への影響が多きいものと非常に単純明快でした。
なので、おのずと売上へ貢献が大きい、施策内容が重要度が高いもの
逆に売上への貢献が小さい、施策内容が重要度が低いものとして振り分けられていました。

皆さんの中で、一度重要度と緊急度の整理をし、タスク整理のマトリックス図を整理してみましょう。
自分が今やっている仕事は果たして重要で会社への貢献は大きいのか、またはその逆の会社への貢献度が低いものばかりやっているのかを俯瞰的に見てみましょう。

毎朝の10分でタスク整理する

毎朝にタスク整理をしているかしていないかで、仕事の捗り方が大幅に変わってきます。

私はタスク整理に大体毎朝10分のタスク整理をする時間を必ず設けています

「そんなタスク整理する時間なんて、都度行えば事足りる
「イレギュラーが多いからやるだけ無駄」
などタスク整理に対してネガティブな考え方が多いかもしれません。

ですが、タスク整理でほぼ今日行う仕事がうまく捗るかは決まります。

イレギュラーはあくまてイレギュラーであり、それは想定できません。
なので、イレギュラーは最初から考えません。

考えるべきは今やるもしくは検討しているタスクのみです。

毎朝仕事の10分をタスク整理とするわけですが、その時間が就業時間の何%を占めると思いますか?

たったの2%です。

その2%で、100%の仕事達成率を行えるとるとしたら、どうでしょう?
やる価値は十分にあると言えるのではないでしょうか。

人は1日中100%で集中して仕事はできません。
どこかで集中が切れて、雑談をしたり、本来しなくてもいい仕事を確認してみたりと、本来すべき仕事からずれていくことはたたあると思います。

それこそ恐らく2%では、済まない時間なのではないでしょうか?

私はこの2%を非常に大切な時間として、取り組んでいます
その理由は自分のパフォーマンスに大きく影響をあたえるため、必ずタスク整理をし、100%のパフォーマンスでできるだけの準備をしたいからです。

準備ができていないと、完成もおかしなものになり、穴抜けになるかもしれません。
準備によって結果は大きく変わるのです。

準備なき施策には、成功はないのです。
是非、毎朝の習慣として、タスク整理をする時間を設けてみてください。

恐らく仕事の進め方も、大きく変わると思いますので、是非、一度お試ししいただければ幸いです。

タスク管理ができると仕事が楽しくなる

タスク整理ができると、計画通りに事を運ぶことができ、まるでゲーム感覚で、遊ぶことができるようになります。

お遊戯とかで本当に遊んではいけませんよ(笑)

ゲーム感覚というのは、色んな施策をABテストしたり、検証後、さらに画像をABテストなど実施したりと、盤上の駒を進めていくように、試行錯誤しながら、前を進めることは非常に楽しいと思います。

それができるのも、タスク管理がきちんとできているからです。

タスク管理をしていることで、いつまでに何をして、どこまでの結果にコミットしていくかをタスクを管理しながら、全体のバランスを考え、施策を実施することがてできます。

何度もいいますが、何においても、タスク管理は基本中の基本です。
これがしっかりできることで、仕事への見方も大幅に変わるでしょう。

web担当者であれば、何をすれば売上があがるか、それはいつリリースされるかなど、予め予測しておくことで、非常にあとあと楽になります。

成功する人は皆タスク管理を完璧にこなす

web担当者に限らずですが、ビジネスで成功している方は、少なからずタスク管理が完璧にこなしています。

タスク管理はあくまで手段です。

何か目的を達成するための計画があり、その計画を達成するためにタスク管理が有ります。
決してタスク管理をすることを目的にしてはいけません

計画を達成しようと考えると必然的にタスク管理は必須となります。

この考え方ができていない人は、タスク管理は単にタスク管理にしかなっておらず、目的を見失っている状態です。
こうなってしまうと、ただタスクをこなす事に一所懸命になってしまい、タスクをこなした後、「あれ、これだけタスクをこなしたのに、思ったように結果が出てない・・・」といったことになってしまいます。

そのギャップは本来目的とした計画に全く関係のない、または影響度が低いタスクばかりをこなし、やった気になっているだけです。

また、計画だけがあっても意味はありません。
計画はあくまで予定であり、実際に何をすべきかが明確であって、そのタスクをどう整理して処理していくかが重要です。

ここでタスクがきちんと整理していないと必ず漏れがでてしまいます
その漏れがインパクトが大きいものであれば、大問題ですし、売上増加の施策であれば、売上の機会損失にも繋がります。

「1日予定がずれても、まぁ、いっか」と思っているようではいけません。

自分が社長として考えてみてください。
1日のズレは売上の機会損失になります。
売上の機会損失になると、私生活にも影響がでます。
もし家族がいれば、家族にも影響を与えます。

こう考えていくと、1日のズレって影響として大きくないですか?

社長となると、1日のズレが会社全体の売上低下となったり、最悪の場合は銀行から借り入れてた場合、返済できないなどと致命的な影響を与えます。
毎日必死になると思います。

なので、1日のズレが出ないようにタスクはしっかりと管理する必要があります。

ビジネスで成功している人は、こういったタスク管理を完璧にこなしています。

成功をする人は、何よりも時間を大切にします
限りある時間の中で、一番大きな影響を与えるものから取り組み始めましょう♬

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